Puntos básicos para la buena gestión de la información en la empresa. El repositorio único.

Punto 1.- Existencia de un ÚNICO LUGAR para el almacenamiento de los datos.

Image credit: 3ddock / 123RF Stock Photo

Las empresas hacemos multitud de actividades a lo largo de día, implicando muchísimos aspectos. Realizamos tareas que aportan valor, un programa, un informe, una venta, una compra, etc y realizamos otras muchas que no lo hacen, llevar el coche de empresa a la ITV,fichar a la entrada y salida, etc

Ahora tenemos que ponernos en el lugar del gerente o del director, evidentemente dirección tiene que tener una visión GLOBAL del negocio, saber por donde entra el dinero y por donde sale. Desgraciadamente por donde entra es fácil de conocer, el problema está en detectar por donde sale. Imaginemos un caso práctico una empresa mediana con 5 empleados y 2 millones de facturación, dedicada a la distribución alimenticia, con las siguientes actividades cada una controlada de una manera distinta:

  • sistema de fichaje del personal, con su programa “HR-Control”
  • 2 comerciales, con su CRM
  • 2 comerciales con gastos, llevan un Excel
  • 1 autónomo a sueldo compartido con una fábrica, que tiene su propia tablet, programa de ventas y CRM.
  • 1 repartidor que controla los gastos de la furgoneta en un excel y también las reparaciones y revisiones.
  • 1 almacenista que controla las temperaturas de los frigoríficos con el programa específico de los mismos.
  • 1 administración con su ERP y también hace funciones comerciales y recobro con el mismo CRM que los comerciales.
  • Subcontrata que le hace los siguientes trabajos: Ley de protección de datos, Análisis de Puntos Críticos, Seguirdad en el trabajo y asesoramiento en Sanidad.

Podríamos seguir con otras muchas entidades que controlar, pero dirección no puede, ni debe, conocer todos los sistemas de control que hay en la empresa, necesita un único sistema donde RECOGER la información. Sí, he dicho RECOGER no GENERAR, cada entidad tiene un sistema de generación de datos (horas de entrada, temperaturas, …) sistemas muy específicos y especializados.

¿Qué necesitamos entonces en la empresa? Escoger de cada entidad los datos básicos, los que necesitamos para la visión GLOBAL. Sigamos con nuestro ejemplo:

  • sistema de fichaje. Recogeríamos aquí por ejemplo los retrasos y las asuencias.
  • Comerciales. Información sobre cada visita (cliente, persona de contacto, día, hora de entrada, hora de salida, notas, resultado -venta, no venta-)
  • Comerciales. Información mensual de gastos. (Comercial, tipo de gasto, importe)
  • Autónomo. Le exigiremos la misma información que a nuestros comerciales.
  • Repartidor. Información sobre cada visita (cliente, persona de contacto, dái, hora de entrada, incidencias -atasco, aparcamiento, regida de material en mal estado,…)
  • Repartidor. Información mensual sobre la furgoneta. (Día Parada, Motivo -avería, mantenimiento, limpieza, revisón…-, horas, importe)
  • Repartidor. Información mensual sobre redimiento (Entregas realizadas, incidencias, etc)
  • Almacenista. Información sobre los frigoríficos (Incidencias, averías, mantenimiento,…)
  • Administración. Informes de ventas, recobros etc
  • Subcontrata. Información sobre visitas realizadas, incidencias de APCC, registros de sanidad.

La primera conclusión que sacamos es que la variedad de datos es enorme y la segunda que su homogeneización es imposible. ¿qué solución necesitamos? La empresa necesita una herramienta:

  1. Flexible: permita añadir nuevas actividades o entes controlables
  2. Adaptable: cambiar o agregar nuevas mediciones
  3. Sencilla: dada la cantidad de actividades y personas el uso tiene que ser extremadamente sencillo
  4. Simple: la adicción de nuevas actividades
  5. Accesible:nuestro departamento informático tiene poder acceder fácilmente a él para los enlaces con nuestros sistemas

¿qué herramienta usar entonces? En Desktop recomendamos dos, una semigratuita que es Microsoft Sharepoint, pero necesita de mucha programación previa y la otra es Synergy de Exact Software, que es de pago.

Para Sharepoint buscad en la web de Ms y para Synergy en la web de Exact (www.exact.es) o podeis ver este divertido vídeo de cómo lo usa Papá Noel (http://www.youtube.com/watch?v=lgMno1IF2_k)

Xabier Vázquez
Director

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