Punto 2.- La información homogénea.
El segundo punto fundamental es la homogeneidad, todo el mundo tiene que introducir la información de la misma manera, pero cuando nos referimos a información no nos referimos solamente a los datos.
¿Qué quiero decir con esto?, actualmente la mayoría de las empresas sí tiene homogeneizada su información proveniente de las ventas (algunas incluso de las compras), tiene códigos en los articulos, clientes, proveedores; con sus familias, sus categorías, etc. El operario simplemente introduce el documento, su cliente, su artículo su cantidad, genera datos. Será gerencia o el controler quien transformen esos datos en información a través de estadísticas pero, ¿qué pasa con el resto de personas de nuestra organización que no trabajan directamente con el ERP? Habrá que buscar una manera de estructurar los datos con los que trabajan.
Veamos con un ejemplo cómo se puede estructar la informacion comercial que no se refleja en el programa de facturación. La empresa Ferias de Galicia, s.a., organiza ferias y congresos. Pongámonos en los zapatos del director comercial, que tiene a su cargo a 3 comerciales. Tenemos una base de datos con 500 posibles clientes y queremos hacer una feria en la que estos clientes van a poner su stand. El director reparte las referencias entre los comerciales, estos llaman, envían correos y hacen visitas, después quiere valorar el trabajo de los comerciales y el resultado de la feria.
El resultado económico es fácil de averiguar suma de facturas de venta menos facturas de compra. ¿cómo valoramos el trabajo de los comerciales? Tenemos que clasificar todo su trabajo. Indicaremos unas etiquetas para ellos y en todos los documentos tendrán que ponerlas, por ejemplo en Ms Excel:
Haremos lo mismo con los Word, textos, imágenes, folletos, correos, … lo que queramos, ahora podremos localizar esta información de manera homogénea, ya que sabemos cuales son las teclas (etiquetas de búsqueda) que tocar, si yo pongo «Feria_1» saldrán todos los documentos asociados, si además ponemos «Comercial_2» y tipo «Correo» podremos ver y contar los correos que envió este comercial, los podremos comparar con los de los compañeros, veremos cual fué el comercial más eficaz y podrá formar a los compañeros para que el siguiente evento salga mejor.
Si tuviesemos un sistema para registrar nuestras acciones comerciales (lo que en el argot es un CRM) registraríamos lo que hacemos día a día, pero con una estructura, es decir, independientemente de lo que hagamos (una llamada, una visita, un envío de correo,…) hay que registrar siempre la misma información, cliente, persona de contacto, proyecto etc para poder analizarla después.
Espero haber explicado bien lo que es la homogenización, si os queda alguan duda escribidme un comentario o enviad un correo electrónico.
Xabier